Was ist Managed Print Services?

Die Bereitstellung, Wartung und Instandhaltung einer Flotte von Druckern und digitalen Multifunktionsgeräten in der Geschäftswelt hat sich mittlerweile zu einem etablierten Servicemodell entwickelt, das allgemein als Managed Print Services oder MPS bekannt ist.

Lieferanten wenden ein Managementmodell zur Kostensenkung an, das nicht mehr nur auf die Margen und die Anschaffungskosten der Produkte abstellt, sondern Abfall und unnötige Kosten reduziert, Betriebsabläufe rationalisiert und einen direkten Zusammenhang zwischen Druckvolumen und Betriebskosten sicherstellt.

Alle wichtigen Marktteilnehmer in der Druck- und Kopierindustrie haben eine Variation eines allgemeinen Geschäfts- und Dienstleistungsrahmens angenommen, der Druckgeräte, Verbrauchsmaterialien und zugehörige Dienstleistungen in Serviceverträgen mit den Bezeichnungen “Pay-Per-Use „, “Page-Cost“ oder “Managed Print Services“ umfasst.

Für den Lieferanten ist es eine gute Investition in die Zukunft, seinen Kunden einen Managed Print Service / Druckerflottenmanagement Servicevertrag anzubieten.

Dies bedeutet, dass die Partnerschaften mit den Kunden viel enger und dauerhafter werden, wodurch erhebliche Kosteneinsparungen bei der Verwaltung von Dienstleistungen erzielt werden und sowohl für das eigene Unternehmen als auch für die Kunden greifbare Vorteile erzielt werden.

Um den Kundenservice fachgerecht und professionell zu managen, muss der Lieferant ein Organisationsmodell und Tools einführen, die die betriebliche Effizienz, Verfügbarkeit von Informationen und Prozessautomatisierung sicherstellen.

Welche Vorteile bieten Managed Print Services?

Managed Print Services bieten dem Kunden und dem Lieferanten ein besseres und wirtschaftlicheres Management mit vielen konkreten Vorteilen:

• Sichtbarkeit: sofortige Berichte über die Verträge und die Flotte, mit konkreten Daten und historischen Analysen in Echtzeit aktualisiert;
• Effizienz: vereinfachung der Managementprozesse und Lieferung von Verbrauchsmaterialien;
• Transparenz: daten über Kosten und Verbrauch immer über das Internet verfügbar; Klarheit über Gebühren und Rechnungsstellung;
• Flexibilität: fähigkeit, die Dynamik der Geräteflotte (IMAC) täglich zu verfolgen;
• Loyalität: größere Stabilität in der Beziehung zwischen Lieferanten und Kunden;
• Operationen: optimale Steuerung des Vertrages in all seinen betrieblichen und wirtschaftlichen Aspekten.

Die Tools, die der Lieferant einsetzt, müssen alle diese Aspekte umfassend unterstützen und effektive und vollständige Funktionen zur Verfügung stellen, während sie gleichzeitig einfach und schnell in der Anwendung und Verwaltung sind.

Was ist erforderlich, um Managed Print Services zu implementieren?

Unter den verschiedenen Prozessen und Tools, die benötigt werden, ist eine primäre Anforderung an den Lieferanten, eine Software-Plattform für die Fernüberwachung von Druckgeräten zu implementieren. 

Die Software muss die Verwaltung der Datenflüsse auf den Verbrauch und produzierte Mengen sowie die Automatisierung der logistischen Prozesse für die Lieferung von Toner und allen Verbrauchsmaterialien sicherstellen.

Das MPS Monitor System, führend bei der Fernverwaltung von Druckern und Multifunktions-Peripheriesystemen, wurde speziell für diesen Zweck entwickelt und implementiert.

Seine Hauptmerkmale sind:

• Sofortige und automatische Verfügbarkeit der Daten für Abrechnungsseiten;
• Vollständig automatisierte Verwaltung der Lieferkette für Verbrauchsmaterialien;
• Kontinuierliche und zeitnahe Verfolgung des Status von Alarmmanagement und Lieferungen;
• Keine Notwendigkeit, den Benutzer zu kontaktieren oder auf der Website zu antworten, um diese Daten abzurufen;
• Vorhersagbarkeit von Volumen und Verbrauch und kontinuierlicher Vergleich zwischen Prognosen und tatsächlichen Verbrauch;
• Ständige Überwachung des Verbrauchsmaterials, der Verbrauchsdauer und des durchschnittlichen Tonerverbrauchs;
• Integration mit den wichtigsten Datenbankprodukten für eine vollständige Automatisierung des Rechnungsstellungsprozesses.

Die Lösung ist als Cloud-basierter Webservice verfügbar mit einem monatlichen, vierteljährlichen, halbjährlichen oder jährlichen Vertrag.

Ein Pay-per-Use-Modell wird ohne Investition in Hardware- oder Softwarelizenzen verwendet.

Das MPS Monitor System kann sehr gründlich getestet werden, indem Sie eine Demo anfordern, die innerhalb von Minuten mit einer einfachen Registrierung aktiviert werden kann.