Als Office Products Zeitler GmbH, ein führender deutscher Anbieter von IT- und Drucklösungen, seine Managed Print Services modernisieren wollte, war das Ziel klar: eine zukunftssichere Plattform zu finden, die mit den Kundenanforderungen mitwächst und sich nahtlos in das bestehende ERP-System integrieren lässt. Die vorherige Software war veraltet, bot nur eingeschränkte Funktionen und unzureichenden Support – eine Herausforderung bei der Verwaltung von mehreren Tausend Geräten in unterschiedlichen Kundenumgebungen. MPS Monitor erwies sich hier schnell als die ideale Lösung.
Über Office Products Zeitler GmbH
Gegründet im Jahr 1994, ist Office Products Zeitler mit Standorten in Kirchheim unter Teck und Dresden vertreten und beschäftigt rund 70 Mitarbeitende. Das Portfolio umfasst Druck- und Scandienstleistungen, IT-Services, digitale Workflows sowie Raum- und Arbeitsplatzkonzepte. Das Ziel vom Unternehmen ist klar: Technologien bereitstellen, die Effizienz, Transparenz und Nachhaltigkeit bei Kunden fördern.
Herausforderungen und Ansprüche
Im Jahr 2024 sah sich Office Products mit zunehmenden Herausforderungen seiner bestehenden Monitoring-Plattform konfrontiert: die Plattform erhielt nur selten Updates, bot begrenzten Support und erforderte bei Problemen die Hilfe von Drittanbietern. Dies führte zu Verzögerungen und höherem Arbeitsaufwand. Mit über 10.000 Geräten und zahlreichen Kunden im öffentlichen Sektor wurde die effiziente Verwaltung der Druckerflotten immer komplexer. Gesucht wurde eine moderne Lösung, welche aktiv weiterentwickelt wird mit Echtzeit-Benachrichtigungen, leistungsstarker Analytik, flexibler Geräteverwaltung sowie, einer reibungslosen Integration in das ERP-System (Infominds RADIX), um Workflows zu automatisieren und Abläufe zu vereinfachen.
Warum MPS Monitor
MPS Monitor überzeugte Office Products durch kontinuierliche Weiterentwicklung, ein intuitives Webportal und aussagekräftige Analysefunktionen für individuelle Auswertungen. Automatische Benachrichtigungen stellen sicher, dass Kunden bei Störungen oder offline befindlichen Geräten sofort informiert werden – ein entscheidender Vorteil für Transparenz und Servicequalität.
„Mit MPS Monitor passen die Installationsoptionen zu jedem Szenario, das wir antreffen von On-Device-Apps bis hin zu Cloud-Lösungen und Multi-Connector-Setups. Das hat die Kontinuität unserer Flottenverwaltung robuster gemacht und die Wahrscheinlichkeit tonerbedingter Ausfallzeiten reduziert, insbesondere bei unseren Kunden im öffentlichen Sektor” — Markus Zeitler, Geschäftsführer, Office Products.
Nahtlose Migration
Die Umstellung auf MPS Monitor begann im September 2024, nachdem die Integration mit RADIX erfolgreich getestet wurde. Der gesamte Prozess verlief überragend reibungslos: selbst Anwender ohne IT-Kenntnisse konnten die Installation mit minimaler Unterstützung – oft lediglich übers Telefon – eigenständig durchführen.
„Die Migration zu MPS Monitor war überraschend unkompliziert. In vielen Fällen konnte ein Ansprechpartner ohne IT-Affinität die Installation mit uns am Telefon innerhalb weniger Minuten durchführen. Dieser simple Prozess hat die meisten Vor-Ort-Besuche überflüssig gemacht und sofort Vertrauen bei unserem Team und unseren Kunden geschaffen ” — Laura Nicklich, Projektleiterin der Plattformmigration, Office Products.
Ergebnisse und Vorteile
Die positiven Effekte zeigten sich schnell. MPS Monitor ermöglichte Office Products:
- weniger Vor-Ort-Einsätze und weniger Abstimmungsaufwand mit den in der Regel ausgelasteten IT-Abteilungen der Kunden,
- einen stetigen Datenfluss durch flexible Installationsoptionen,
- automatisierte Benachrichtigungen und Analysen für bessere Sichtbarkeit und Kommunikation,
- eine vollständige ERP-Integration, die Abrechnung und Verbrauchsmaterialmanagement automatisiert,
- schnellere Problemlösung dank der Möglichkeit, Fehlerprotokolle direkt an das Supportteam von MPS Monitor zu senden.
Die Zusammenarbeit entwickelte sich rasch zu einer vertrauensvollen Partnerschaft, die bis heute messbare Ergebnisse liefert.
„Die Kombination von MPS Monitor mit RADIX setzt Meldungen in Taten um. Wir haben das Wesentliche im Blick, die richtigen Workflows starten automatisch, und unsere Kunden genießen die Zuverlässigkeit, die sie erwarten. Es ist eine Investition, die sich jeden Tag auszahlt. ” —Markus Zeitler, Geschäftsführer, Office Products.
Ausblick
Im Jahr 2025 verwaltet Office Products rund 6.000 Geräte bei mehr als 400 Kunden über die Flottenmanagement Software von MPS Monitor – mit dem Ziel, die verbleibenden Flotten bis Ende 2026 vollständig zu migrieren.
Für das Unternehmen ist MPS Monitor längst mehr als nur eine Monitoring-Lösung: Die Plattform ist zu einem strategischen Partner geworden, der Innovation, Effizienz und Skalierbarkeit in jedem Schritt der Managed Print Services unterstützt.
„Der Erfolg von Office Products zeigt, wie die prädiktiven Analysen und zertifizierten Sicherheitsfunktionen von MPS Monitor sich in klar messbaren Mehrwert verwandeln und Fachhändlern mehr Kontrolle über Kosten, Transparenz und Kundenzufriedenheit geben. — Mark Kouwenberg, Director of Sales, MPS Monitor.
Erfahren Sie im vollständigen Case Study-Dokument, wie MPS Monitor Office Products Zeitler zu einer nahtlosen, effizienten und zukunftssicheren MPS-Landschaft verholfen hat.
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