Die unbequeme Wahrheit über viele MPS-Technologiestacks

Viele Managed Print Services (MPS)-Anbieter betreiben heute hochentwickelte Serviceorganisationen.

Doch unter diesen Abläufen liegt häufig eine Druckerflotten-Monitoring-Plattform, die vor 10–15 Jahren implementiert wurde.

Sie funktioniert noch.

Doch die versteckten operativen und finanziellen Kosten veralteter MPS-Plattformen werden zunehmend sichtbar.

Über große Geräteflotten hinweg führen kleine Ineffizienzen in Monitoring, Verbrauchsmaterial-Management, Automatisierung und Geräte-Transparenz dazu, dass die Effizienz der Serviceteams und die Profitabilität der MPS-Verträge schleichend sinken.

Um besser zu verstehen, wie MPS-Anbieter diese Herausforderungen angehen, hat Keypoint Intelligence eine unabhängige Studie zur Migration von DCA-Plattformen in der Managed Print Services Branche durchgeführt.

Die Ergebnisse werden im folgenden Report vorgestellt:

“DCA Platforms: Navigating the Switch.”

Der Bericht untersucht, warum MPS-Händler sich von Legacy-Monitoring-Plattformen lösen, wie sie den Migrationsprozess strukturieren und welche operativen Verbesserungen sie nach dem Umstieg auf moderne Print-Fleet-Management-Lösungen erzielen.

Die versteckten operativen Kosten von Legacy-Print-Fleet-Management-Plattformen

Viele der heute im MPS-Markt eingesetzten Monitoring-Plattformen wurden für eine völlig andere technologische Umgebung entwickelt.

Zum Zeitpunkt ihrer Einführung waren die Anforderungen an Automatisierung, Integrationen, Cybersicherheit, Analytik und Echtzeit-Transparenz deutlich geringer als heute.

Mit dem Wachstum von Managed Print Services Unternehmen und der steigenden Komplexität der Serviceprozesse führen Legacy-Plattformen häufig zu operativen Reibungsverlusten innerhalb der gesamten Organisation.

Typische Einschränkungen sind:

• Begrenzte Automatisierung von Service-Workflows
• Veraltete Integrationen mit ERP-, CRM- und Service-Management-Systemen
• Instabile oder veraltete Data Collection Agents (DCAs)
• Ungenaue Verbrauchsmaterialüberwachung und Prognosen
• Eingeschränkte Echtzeit-Transparenz über die Geräteflotte
• Langsamer oder inkonsistenter Herstellersupport

Diese Probleme treten selten als ein einzelner kritischer Fehler auf. Vielmehr äußern sie sich in kleinen täglichen Ineffizienzen innerhalb der gesamten Serviceorganisation. Helpdesks verbringen mehr Zeit mit der Fehlerbehebung bei Gerätedaten. Techniker reagieren auf unnötige Servicealarme. Administrative Teams überprüfen Zählerstände und Verbrauchsdaten manuell.

Im Laufe der Zeit wirken sich diese Ineffizienzen spürbar auf die Produktivität des Service und die Profitabilität der MPS-Verträge aus.

Warum MPS-Händler ihre DCA-Plattform schließlich ersetzen

Für die meisten Managed Print Services Anbieter erfolgt die Entscheidung zum Austausch einer Legacy-Monitoring-Plattform nicht plötzlich.

Sie ist vielmehr das Ergebnis jahrelanger operativer Reibung und wachsender technologischer Einschränkungen.

Viele Händler erkennen die Schwächen ihrer Plattform lange bevor sie aktiv nach Alternativen suchen.

Was die Entscheidung häufig verzögert, ist eine zentrale Sorge:

Die Migration könnte den laufenden Betrieb stören.

Monitoring-Plattformen bilden das Kernstück der MPS-Infrastruktur. Sie unterstützen:

• die Erfassung von Zählerständen
• die Automatisierung von Service-Alerts
• das Management von Verbrauchsmaterialien
• das Gerätemonitoring
• Reporting und Analysen
• Abrechnungsprozesse

Da diese Systeme tief in die Serviceprozesse integriert sind, erscheint ein Austausch zunächst riskant.

Die Keypoint Intelligence Studie zeigt jedoch, dass Händler, die die Migration strukturiert angehen, den Übergang erfolgreich umsetzen und operative Störungen minimieren können.

Operative Verbesserungen nach der Migration von Legacy-Plattformen

Händler, die auf moderne Print-Fleet-Monitoring-Plattformen umgestiegen sind, berichten durchgehend von Verbesserungen in ihrer gesamten Serviceorganisation.

Zu den häufigsten Vorteilen zählen:

• Zentrale Transparenz über die gesamte Geräteflotte
• Zuverlässigeres Monitoring und Datenerfassung
• Reduzierter manueller Verwaltungsaufwand
• Weniger unnötige Technikereinsätze
• Verbesserte Prognosen und Logistik für Verbrauchsmaterialien
• Erweiterte Reporting-Funktionen zur Unterstützung von Entscheidungen
• Stärkere Sicherheits- und Compliance-Funktionen

Diese Verbesserungen gehen oft über reine Effizienzgewinne hinaus.

Moderne Print-Fleet-Management-Plattformen ermöglichen es MPS-Anbietern, ihre Serviceorganisation zu skalieren und gleichzeitig Kontrolle über Servicequalität und Vertragsprofitabilität zu behalten.

Warum diese Studie für den MPS-Markt relevant ist

Die Migration einer Monitoring-Plattform gehört zu den wichtigsten operativen Entscheidungen, die ein MPS-Anbieter treffen kann.

Die Keypoint Intelligence Studie zeigt jedoch eine zentrale Erkenntnis:

Die operativen Kosten, auf einer veralteten Plattform zu bleiben, übersteigen häufig den Aufwand einer Migration.

Mit der Weiterentwicklung des MPS-Marktes erkennen immer mehr Anbieter, dass die Monitoring-Plattform nicht nur ein technisches Werkzeug ist.

Sie ist das operative Rückgrat des gesamten Geschäftsmodells.

Händler, die diese Grundlage modernisieren, profitieren von höherer Automatisierung, besserer Transparenz, höherer Datenqualität und größerer Skalierbarkeit.

Den vollständigen Keypoint Intelligence Report entdecken

Der vollständige Bericht bietet detaillierte Einblicke aus der Praxis von MPS-Händlern, die bereits von Legacy-DCA-Plattformen migriert haben.

Behandelte Themen:

• Warnsignale veralteter Monitoring-Plattformen
• Gründe für den Plattformwechsel
• Ein strukturierter Migrationsansatz
• Best Practices zur Minimierung von Betriebsunterbrechungen
• Operative Verbesserungen nach der Migration

Den vollständigen Report herunterladen

 

 

Häufig gestellte Fragen zu DCA-Plattformen im Managed Print Services Umfeld

Was ist eine DCA-Plattform im Managed Print Services?

Ein Data Collection Agent (DCA) ist eine Software, die im Managed Print Services eingesetzt wird, um Daten von Druckern und Geräten zu erfassen, wie z. B. Zählerstände, Tonerstände, Alerts und Gerätestatus.
Der DCA übermittelt diese Informationen an die Monitoring-Plattform des MPS-Anbieters und ermöglicht so automatisierte Serviceprozesse, Abrechnung und Verbrauchsmaterial-Management.

Warum ersetzen viele MPS-Händler ihre Legacy-Monitoring-Plattformen?

Viele Legacy-Plattformen wurden vor mehr als zehn Jahren entwickelt und können moderne Anforderungen wie Automatisierung, Integrationen, Cybersicherheit und erweitertes Reporting nicht mehr ausreichend unterstützen.
Mit dem Wachstum von MPS-Organisationen führen diese Einschränkungen zu Ineffizienzen und sinkender Profitabilität.

Was sind die häufigsten Probleme mit Legacy-Plattformen?

Typische Probleme sind:

• veraltete oder instabile DCAs
• ungenaue Verbrauchsmaterialüberwachung
• eingeschränkte Automatisierung
• veraltete Integrationen mit ERP- und Service-Systemen
• begrenzte Echtzeit-Transparenz

Diese Probleme führen häufig zu manuellen Workarounds, unnötigen Serviceeinsätzen und steigenden Betriebskosten.

Ist die Migration einer Monitoring-Plattform riskant?

Migration wird oft als riskant wahrgenommen, da Monitoring-Plattformen tief in die MPS-Prozesse integriert sind.
Viele Anbieter führen die Migration jedoch erfolgreich durch, indem sie strukturierte Planung und schrittweise Implementierung nutzen, um Betriebsunterbrechungen zu minimieren.

Welche Vorteile bieten moderne Print-Fleet-Management-Plattformen?

Moderne Plattformen bieten:

• zentrale Flottenübersicht
• zuverlässige Datenerfassung
• fortschrittliche Automatisierung
• bessere Analyse- und Reporting-Funktionen
• stärkere Sicherheits- und Compliance-Features
• Diese Funktionen ermöglichen es MPS-Anbietern, effizienter zu arbeiten und ihre Serviceorganisation zu skalieren.